Rettung von Unternehmenswissen auf Microsoft Exchange- und Microsoft SharePoint-Servern

Immer mehr Wissen verbirgt sich oft ausschließlich in den Datenbanken von Mail-Servern oder in den Datenbanken von Kollaborationslösungen wie Microsoft Office SharePoint. Nach einer Untersuchung der Radicati Group von 2008 werden weltweit täglich 55 Milliarden E-Mails versendet. Die Anzahl der täglich versendeten Mails pro Mitarbeiter werden von 156 im Jahr 2008 auf geschätzte 233 bis im Jahr 2012 ansteigen. Oft verbirgt sich wichtiges Unternehmenswissen fast ausschließlich in E-Mails oder Anhängen auf Mail-Servern.

Auch Microsoft SharePoint wird als Lösung zur Organisation und zum Austausch von Informationen immer wichtiger – Projektarbeit lässt sich nur über die SQL-Datenbank eines SharePoint-Servers rekonstruieren. Ein Datenverlust, der Exchange- und SharePoint-Server betrifft, hat also enorme Auswirkungen. Datenverlust ist auch hier ein reales Risiko. Die Recovery-Lösung Ontrack® PowerControlsTM für Exchange und SharePoint kann einzelne Inhalte schnell, kostengünstig und sicher retten.

Herkömmliche Lösungen stellen Administratoren vor zwei Möglichkeiten: Entweder den Produktionsserver offline stellen oder aufwändig einen exakt identischen Recovery-Server aufzusetzen - ein Aufwand von zwei Tagen der finanziell je nach Fall oft im fünfstelligen Bereich liegt. Ontrack PowerControls für SharePoint und Exchange stellt die Datenbanken aus einem Backup an einen beliebigen Ort wieder her – und zwar von jedem beliebigen Rechner mit Netzwerkanschluss - der Produktivserver arbeitet parallel weiter. Das spart wertvolle Zeit, Aufwand und damit Kosten.

In diesen Fällen hilft Ontrack PowerControls

Szenario 1: Auf die E-Mails eines Unternehmens kann nach Absturz des Exchange-Servers nicht mehr zugegriffen werden.

Szenario 2: Gesucht wird nach einzelnen Mails oder Mailinhalten einer Abteilung oder gar eines Mitarbeiters. Eine Unterbrechung des laufenden Mailverkehrs ist aber ebenso wenig zu verantworten, wie die Errichtung eines neuen Mailbox-Servers.

Szenario 3: Ein neuer Nutzer von SharePoint hat falsche Benutzerrechte erhalten und versehentlich Dokumente gelöscht.

Szenario 4: Der Verlauf eines mit Microsoft SharePoint realisierten Projekts muss schnell und einwandfrei rekonstruiert werden, um Ansprüche auf Schadensersatz abzuwehren. Alle Daten müssen schnell zur Verfügung gestellt werden.

Szenario 5: Mailbox- und SharePoint-Server sollen in neue Umgebungen migriert werden. Dabei sollen gezielt nur einzelne Mailboxen von Mitarbeitern oder Abteilungen sowie bestimmte Projekte überführt werden.

Die Funktionsweise von Ontrack PowerControls für Exchange

Ontrack PowerControls für Exchange unterstützt dabei dank verschiedener Extract Wizard Tools die unterschiedlichsten Backupformate. Dabei berücksichtigt die Software die gesamte Speicherinfrastruktur der .edb-Datenbanken: die öffentlichen Ordner (pub.edb), die einzelnen Benutzermailboxen (priv.edb), die in priv.stm lagernden und noch nicht geöffneten Mails und alle Log-Dateien des Exchangeservers. Die Filterfunktionen ermöglichen dann die Suche nach verschiedensten Kriterien (von, an, cc, bcc), das Durchsuchen von Betreffzeilen, dem Mailtext wie auch den Anhängen auf einen Blick. Alle Inhalte können per d Drag and Drop auf den Live Exchange Server wieder hergestellt werden und sind somit für die Benutzer schnell verfügbar.

Die Funtionsweise von Ontrack PowerControls für SharePoint

Auch die SharePoint-Lösung von Kroll Ontrack stellt die SQL Inhaltsdatenbanken von einem Native SharePoint Backup an einen beliebigen Ort wieder her. Die Einrichtung eines Recovery-Servers oder die Offline-Schaltung des Produktiv-Servers entfallen auch hier. Mit den Extract Wizards werden SQL-Daten aus jedem SQL Server 2005 und 2008 oder aus den mit STSADMIN erstellten Farm-Level-Backups, Snapshots oder aus mehreren Quelldatenbanken gleichzeitig extrahiert. Mit den Filterfunktionen können Einträge, Listen, Bibliotheken und Ordner aus SharePoint gezielt nach zahlreichen Kriterien wie Dateityp, Keyword, Betreff, Datum, Benutzer, Versionsnummer sowie nach Anhängen gesucht werden. Die Informationen lassen sich auch hier per Drag and Drop auf einen Live SharePoint Server wieder herstellen und sind somit für die Benutzer schnell verfügbar.

Die wichtigsten Vorteile der Recovery Lösung Ontrack PowerControls auf einen Blick

Ressourcenersparnis

Ontrack PowerControls verschlankt den Backup- und Restore-Prozess. Ontrack PowerControls für Exchange ermöglicht es aus einer wiederhergestellten Exchange Datenbank individuelle Mailboxen und Nachrichten direkt für die Benutzer wieder verfügbar zu machen. Bei einem Full Backup ist dies bei anderen Lösungen nur möglich, wenn - wie schon erwähnt - ein Recovery-Server eigenständig aufgesetzt wird. Viele Administratoren sichern daher individuelle Mailboxen in einem separaten Brick-Level Backup einzelner Mailboxen. Diese benötigen dann jedoch zusätzlichen Speicher sowie Hardware und sind benötigen unverhältnismäßig viel Zeit bei der Erstellung. 400 Mailboxen können in nur einer Stunde online im Full Back up gesichert werden. Im Gegensatz dazu würde ein Brick Level Backup der einzelnen Mailboxen 18 Stunden dauern.

Migration

Die Migration eines Exchange Servers auf eine aktuellere Version ist üblicherweise ein sehr aufwändiger Prozess. Ontrack PowerControls ermöglicht eine besonders schnelle Migrations-Unterstützung, auch eine Migration von Exchange 2003 direkt auf Exchange 2010 wird mühelos möglich. Mit Ontrack PowerControls können gezielt einzelne Mailboxen oder auch bestimmte Projekte komplett flexibel per Drag and Drop in neue Datensysteme überspielt werden. Da die Metadaten unverändert bleiben, bleibt die Datenintegrität gewährleistet.

Effektive Compliance

Bei Anfragen müssen Daten korrekt und schnell abrufbar sein. Durch den direkten Zugriff auf die Datenbank im Lesemodus werden Metadaten wie etwa bei SharePoint-Dateien der ursprüngliche Autor, die Erstellungsuhrzeit oder Versionsnummern nicht verändert. Ontrack PowerControls rekonstruiert auch Ordnerstrukturen. Jederzeit lässt sich der Verlauf eines Projekts inklusive der einzelnen Bearbeitungsschritte nachzeichnen. Effektive Compliance entsteht durch die schnelle Recherchemöglichkeit auf Dateien, die wesentlich schneller vor sich geht als etwa im herkömmlichen Outlook.