Migration von Microsoft® SharePoint®-Sites für Testgruppen

Hintergrund

Immer mehr Unternehmen nutzen SharePoint, da die Lösung die Erstellung von Inhalten für Intranets oder Websites erleichtert, einen Speicher für die Dokumentenverwaltung bereitstellt und Funktionen für das Datenmanagement bietet. Die Bereitstellung neuer Sites kann jedoch sehr komplex sein, wenn SharePoint in einer virtualisierten Umgebung verwendet wird. In diesem Fall ist eine Kontrolle des Site-Wachstums besonders wichtig, da sich zu starkes Wachstum auf andere virtuelle Systeme auswirken kann, die ebenfalls auf die Ressourcen des Servers angewiesen sind.

Um geschäftliche Anforderungen erfüllen und die entsprechenden Infrastrukturkosten kontrollieren zu können, richten viele Unternehmen SharePoint-Testumgebungen für einige wenige Pilotgruppen oder Abteilungen ein. So können sie Erfahrungen mit der Installation und Verwaltung sammeln, beobachten, wie Benutzer das System verwenden, und die Kompatibilität mit anderen Geschäftssystemen ermitteln.

Das folgende Beispiel zeigt, wie es einem IT-Team gelang, mit wenig Ressourcen und einer virtualisierten Pilotumgebung beides miteinander in Einklang zu bringen: die Anforderungen des Geschäftsbetriebs und die Systemnutzung durch die jeweilige Testgruppe.

Die Situation

Ein mittelständisches Unternehmen stellte in drei Abteilungen für einige Führungskräfte einen SharePoint 2007-Server auf einem VMware®-Test-Hostserver bereit. Einer der Abteilungsleiter verfügte über spezielles IT-Hintergrundwissen und begann damit, die Funktionen der Lösung für verschiedene neue Projekte zu verwenden.

Er setzte das System immer häufiger ein, vor allem, als seine Abteilung begann, Änderungsanfragen von Benutzern zum Produktangebot des Unternehmens zu erfassen. Eigentlich hätten diese zusätzlichen Kundeninformationen in der CRM-Anwendung des Unternehmens gespeichert werden müssen, da es mit ihr möglich ist, vollständige Kundenprofile zentral anzuzeigen. Das interne, für die Programmierung von Geschäftssystemen zuständige Team konnte die notwendigen Änderungen jedoch leider nicht sofort einarbeiten, da es mit der Wartung der CRM-Anwendung in Verzug geraten war.

Als Übergangslösung erstellte der Abteilungsleiter mit angepassten Webformularen und Microsoft InfoPath mehrere Site-Listen. Nach drei Monaten enthielten diese Site-Listen schon über 1.000 Datenreihen. Der Abteilungsleiter zog auch die Dashboards und Key Performance Indicators (KPIs) von SharePoint heran, um die Kundenanfragen auszuwerten. Die echtzeitbasierte Aktualisierung von Datenansichten und Dashboards erwies sich ebenfalls als vorteilhaft, da stets aktuelle Informationen über Anfragen von Kunden aufgerufen werden konnten.

Nach ungefähr sechs Monaten teilte die IT-Abteilung den Testgruppen mit, dass die Pilotphase für SharePoint abgeschlossen sei und eine neue Serverfarm eingerichtet ist. Die meisten Teilnehmer des Pilotprogramms hatten SharePoint lediglich als Dokumentenspeicher verwendet, sodass die Migration der Inhaltsbibliotheken nicht allzu viel Zeit in Anspruch nahm. Der oben genannte Abteilungsleiter jedoch, der zusätzliche Funktionen der Testsite genutzt hatte, arbeitete inzwischen mit individuellen Listen, Webformularen und komplexen Dashboards. Diese Migration schien deutlich ressourcenintensiver zu sein.

Die Lösung

Bei der Migration der Testsite zur neuen Serverfarm musste sich der Abteilungsleiter für eine von drei Optionen entscheiden:

Option 1: Verwendung von SharePoint Designer zur Sicherung der Site und Bereitstellung auf dem neuen Server. Diese Option war jedoch nicht praktikabel. Der Grund: Nicht alle Benutzer des Pilotprogramms hatten Zugriff auf SharePoint Designer (SPD) 2007, da diese Anwendung die umfangreiche Änderung von Site- und Servereinstellungen erlaubt. Die IT-Administratoren erklärten dem Abteilungsleiter, dass Site-Inhaber aufgrund dieser Risiken keinen Zugang zu SharePoint Designer erhalten würden. Außerdem hatte das IT-Team im Zusammenhang mit der unternehmensweiten Einführung von SharePoint zu viel zu tun, um Sites für einzelne Abteilungen zu migrieren.

Option 2: Kopieren aller Bibliotheksdaten und manuelles Hochladen sowie Export aller Listendaten in eine Excel®-Datei und manuelles Hochladen in eine neue Liste. Das Problem dabei war, dass die Migration der Bibliotheksdateien zwar problemlos hätte erfolgen können, der bereits investierte Aufwand für die Listenerstellung, Spalteneinrichtung, Ansichtskonfiguration oder Erstellung der KPI-Seiten und Grenzwerte jedoch umsonst gewesen wäre. Außerdem hätten alle InfoPath-Webformulare auf dem Server neu veröffentlicht und mit den entsprechenden Listen verknüpft werden müssen. Somit hätte die grundlegende Neugestaltung der Site deutlich länger gedauert.

Option 3: Verwendung eines Tools für die Inhaltsverwaltung, mit dem sich die gesamte Site einfach vom Testserver auf den neuen Produktionsserver verschieben oder kopieren lässt.

Die Lösung

Der IT-Administrator empfahl dem Abteilungsleiter die dritte Option, da das Tool keine Änderungen an Server- oder Site-Einstellungen vornimmt. Außerdem muss es nicht als Anwendung auf dem Server installiert werden, sodass IT-Richtlinien eingehalten werden.

Mit dem Tool für die Inhaltsverwaltung wurden alle Listeneinstellungen und KPI-Seiten migriert und sämtliche Links mit der URL des neuen Servers aktualisiert. Der einzige Zusatzaufwand bestand in der Neuveröffentlichung der InfoPath-Webformulare. Da sich die Formulare reibungslos migrieren ließen, konnten die Änderungen an der Formularbibliothek rasch umgesetzt werden: Zum Speichern der aktualisierten Webformulare war lediglich eine Neuveröffentlichung erforderlich.

Das Pilotprogramm war ein voller Erfolg. Darum entschied sich das Unternehmen, auf einem fehlertoleranten, hochverfügbaren virtuellen VMware® vSphere-Server eine große SharePoint-Serverfarm mit mehreren Clustern bereitzustellen. Durch die frühzeitige Aktivierung von Migrationsoptionen für Benutzerinhalte konnte ein nahtloser Zugriff auf die Inhaltsdatenbank gewährleistet werden – ohne Beeinträchtigung der Daten anderer Sites. Mit dem Tool für die Inhaltsverwaltung ist zudem auch die zukünftige Erweiterung des Systems kein Problem.

Die IT-Abteilung des Unternehmens fand in Ontrack® PowerControls™ eine zuverlässige Lösung für die Sicherstellung der Business Continuity. Das Tool wurde schließlich für alle SharePoint-Server des Unternehmens angeschafft.