DEKRA Certification GmbH - Rettung von Exchange-Systemen

Die DEKRA Certification GmbH mit Sitz in Stuttgart ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der DEKRA AG. Gemeinsam mit dem Partner Intertek Systems Certification bildet DEKRA Certification mit dem Global Certification Network ein internationales Servicenetz für über 17.000 Kunden in Europa, Nord- und Südamerika, Afrika und Asien. DEKRA Certification nimmt Prüfungen, Auditierungen, Validierungen und Zertifizierungen von Management- und Umweltsystemen, Arbeitssicherheit, Risikomanagement, Datenschutz/Datensicherheit, Medizinprodukten vor. Dabei agiert das Unternehmen als unabhängiger, internationaler Dienstleister für Technik, Mensch, Sicherheit sowie Umwelt und ist darüber hinaus ein aktiver Vorreiter im internationalen Audit- und Zertifizierungsmarkt. Mit einem belegbaren Qualitätsmanagementsystem können Kunden national und international den Grundstein für eine permanente Verbesserung der Abläufe im Unternehmen bilden.

Verlust Tausender E-Mails

Bei der DEKRA Certification GmbH hatte der Mailboxmanager von Exchange 5.5 SP4 durch eine Fehlfunktion bei mehreren Mitarbeitern knapp 4.000 E-Mails aus deren Mailboxen gelöscht. An Datentypen waren ausschließlich E-Mails der letzten Jahre mit Anhängen der verschiedensten Formate betroffen. Unternehmenskritische Prozesse waren dadurch zwar nicht gefährdet, jedoch war aber der nachträgliche Nachweis von wichtigen Vorfällen durch E-Mails problematisch. Ein Beleg dieser zusätzlichen Informationen war nun nicht mehr gegeben.

Zuerst wurde die Installation eines „Backup“-Exchange-Servers in einer Testumgebung und damit die Wiederherstellung einer Sicherung des Exchange-Servers vor dem kritischen Zeitpunkt in Betracht gezogen. Dieser Vorgang ist aber sehr aufwändig und verursacht zum einen hohe Kosten, zum anderen dauert das Wiederherstellen der Datensätze mehrere Tage. Daher wurde der Markt nach flexibleren Lösungen für diesen Problemfall abgesucht. Mit Kroll Ontrack ist im Bereich Exchange-Server-Wiederherstellung dann ein Anbieter gefunden worden, der mit dem Produkt „PowerControls“ eine leistungsfähige Lösung für die Mailbox-Recovery bietet. Zentrales Kriterium bei der Wiederherstellung der E-Mail-Korrespondenz zwischen DEKRA Certification und den Kunden war die Schnelligkeit der Wiederherstellung und die Möglichkeit, in den Daten komfortabel die gesuchten Inhalte zu finden. Dazu konnten die Mails zum einem direkt aus den .edb-Datenbanken des Servers rekonstruiert werden. Da die Mailboxen verschiedener Mitarbeiter betroffen waren und diese ihre Korrespondenz in einzelnen Mailboxen organisiert hatten, mussten parallel auch andere Quellen abgerufen werden. PowerControls von Kroll Ontrack bot hier eine optimale Lösung, um zudem auch nach Wiederherstellung der Daten bequem mit verschiedenen Suchanfragen in den jeweils relevanten Quellen nach den Inhalten zu suchen, die Daten schnell wiederzufinden und sie dann bequem per drag-and-drop wieder an den gewünschten Ort zu kopieren.

Hundertprozentige Wiederherstellung gelungen

Innerhalb des Unternehmens kam eine derartige Lösung zum ersten Mal zum Einsatz. Bisher mussten noch nie Datenrettungsdienste in Anspruch genommen werden. Erfahrungen mit anderen Anbietern gab es demnach nicht. Ausschlaggebend für eine Entscheidung war die Tatsache, dass mit PowerControls eine kostengünstige und zeitsparende Lösung gegenüber der Alternative einer Parallelinstallation eines Backup-Exchange-Server-Systems gegeben war. Der EDV-Beauftragte der DEKRA Certification GmbH, Patric Dietrich, wurde über Erfahrungsaustausch sowie Medienberichte auf diese Lösung aufmerksam. Die Durchführung der Lösung wurde dann nach Installation von PowerControls vom EDV-Beauftragten Patric Dietrich für die Mailboxen der Mitarbeiter beziehungsweise die dazugehörigen Clients in die Hand genommen. Dabei lag die Erfolgsquote der Wiederherstellung bei 100 Prozent. Für die betroffenen Anwender fehlte ihre archivierte elektronische Korrespondenz lediglich für drei Tage. Diese Verzögerung war bedingt durch die anderen aktuellen Administrationstätigkeiten. In dieser Zeit war der fehlende Zugriff zu verschmerzen, da keine Anfragen über Informationen aus dem Zeitraum der verloren gegangenen E-Mails beantwortet werden mussten. Bei solchen Fällen hätte mit der Software die Mailbox-Recovery noch beschleunigt werden können.

Der Umgang mit dem Anbieter Kroll Ontrack in Sachen Vorabinfo über Maßnahmen, Aufklärung über Stand der Wiederherstellung und ähnliches, war unkompliziert. Es erfolgte eine schnelle Reaktion auf Anfragen. So unterstützte Kroll Ontrack die DEKRA Certification schnell beim Zukauf der notwendigen Lizenz, um mit PowerControls die Datenrettung auf dem Veritas-Backup durchzuführen. Dies dauerte dank der schnellen Reaktion seitens Kroll Ontrack mit der Auslieferung des Lizenz-Keys nur eine halbe Stunde.

Geringe Kosten durch signifikanten Zeitgewinn

Die Kosten der Dienstleistung beziehungsweise Lösung sind in zwei Bereiche aufzuteilen. Mit lediglich einem halben Manntag für die Zurückspielung der Daten sowie circa 2.000 Euro Investition in Software und Lizenzgebühren, ist das Problem des Datenverlusts behoben worden. Um in der Zukunft sofort reagieren zu können, verbleibt PowerControls im Bestand der Unternehmens-Software. Dadurch erspart sich auch das Unternehmen nun die Durchführung von Brick-Leve-Backups, da dank der Software nun im Ernstfall E-Mail-Daten direkt aus dem regelmäßigem Backup ausgelesen werden können.

Neben den Produktqualitäten von PowerControls ist der gute Service bei der DEKRA Certification GmbH in Erinnerung geblieben. Dazu meint Patric Dietrich: „Die Wiederherstellung ging so schnell, dass die Mitarbeiter keine Zeit hatten sich zu beschweren“. Für die Mitarbeiter stand das Ergebnis, innerhalb kurzer Zeit einen wichtigen Bestandteil ihrer elektronischen Unterlagen schnell und vollständig wieder zur Verfügung zu haben, im Vordergrund.